Javascript is required

Нюансы бухгалтерского учёта в кафе и ресторанах, которые нужно знать владельцу

869
3/2/2023

Главная особенность (и сложность) бухучёта в общепите связана с тем, что заведения работают сразу по трём направлениям: производство, услуги, торговля. Это нужно учитывать, выбирая систему налогообложения при регистрации бизнеса.

Предлагаем подробнее рассмотреть нюансы учёта, которые могут вызвать сложности. Особенно у предпринимателей, которые предпочитают вести бухгалтерию сами.

Производственное направление

Любое заведение общепита осуществляет производственную деятельность: закупает товары, обрабатывает — то есть производит из них блюда, а затем продаёт эти блюда как товар.
Для учёта производства обычно используют партионный метод. Вносить в учёные документы цену каждого ингредиента для одной порции салата или для одного торта нерационально. Поэтому количество нужных ингредиентов списывается на целую партию продуктов, например, сразу на 10 тортов или на 25 порций салата.

К производственным затратам относятся также:

  • аренда помещения;
  • обслуживание оборудования;
  • зарплаты персонала;
  • налоги и многое другое.

Само собой, сегодня не обязательно выполнять все расчёты вручную. Нужно выбрать подходящее программное обеспечение для автоматизации учёта. Некоторые современные версии настолько функциональны, что «ручной» труд бухгалтера сводится к минимуму.

Договоры о материальной ответственности

Такие соглашения заключаются между сотрудником кафе и нанимателем. В них устанавливаются:

  • меры, которые должны принимать как работник, так и администрация к тому, чтобы сохранить в целости имущество заведения;
  • возмещение из зарплаты работника, не обеспечившего сохранность вверенного ему имущества.

Упущенная выгода (прибыль, которую заведение недополучило из-за порчи имущества) не может быть взыскана с работника. 
Договор о материальной ответственности защищает собственника заведения от убытков, связанных с воровством и порчей имущества, а работника — от необоснованных подозрений.

Товарный отчёт

Это ещё один важный документ для бухгалтерского учёта в ресторане. Он показывает движение товаров, запасов, тары и составляется материально ответственными лицами в двух экземплярах. 

Перед составлением отчёта важно рассортировать все первичные документы  на относящиеся к приходу и к выбытию товаров. На их основе и составляется отчёт. В нём указываются остатки товара, тары на начало дня и на конец дня.

«Утренние» остатки должны совпадать с «вечерними» предыдущего отчёта. Поступления и списания товаров вносятся по хронологии.

К одному из экземпляров отчёта нужно приложить приходные и расходные накладные и отдать в бухгалтерию, второй — оставить у себя.

По закону периодичность составления товарных отчётов устанавливают приказом руководства. Обычно в общепите практикуют ежедневные ТО.

Зарплаты

Важная часть бухучёта на любом предприятии — учёт количества работников и  отработанного ими времени.
В соответствии с Трудовым кодексом Грузии количество часов в рабочей неделе не должно превышать 40, за работу в ночное время, в выходные и праздники должен быть предусмотрен повышенный тариф. Это базовые нормы охраны труда.

В ресторанах, кафе, барах часто практикуют график «2 через 2» и применяют одну из двух систем оплаты труда:

  • Повременная. При такой форме оплаты на основании тарифной ставки или установленного оклада рассчитывается «цена» одной единицы рабочего времени, а по завершении месяца оплачивается отработанное время.
  • Повременно-премиальная форма предполагает тот же метод, плюс ежемесячно или ежеквартально за хорошую работу сотрудникам начисляются премии.

С каждой зарплаты выполняются отчисления в пенсионный фонд.

Чтобы не забыть своевременно перечислить кому-то из работников отпускные, важно составить в начале года и утвердить график отпусков.

Инвентаризация

Процедуру инвентаризации в ресторанах, кафе и барах проводят не реже раза в месяц. Удобнее всего делать это в первый день каждого месяца, но предварительно нужно провести все расходные и приходные документы.
Инвентаризацией обычно занимаются управляющий и бухгалтер: на кухне — совместно с главным поваром или с технологом, в баре — со старшим барменом. Бухгалтер обрабатывает результат и вносит наличные остатки в систему учёта. Заготовленные, но ещё не реализованные в виде блюд полуфабрикаты, нужно разложить на ингредиенты и учесть в фактических остатках.

Инвентаризация — это не формальность. От того, насколько грамотно вы проанализируете её результаты и сделаете для себя выводы, будет зависеть прибыльность вашего бизнеса.
Причины расхождений остатков по документам и фактических могут быть разными. Это не обязательно воровство.

Не исключено, что в технологической карте блюда неверно рассчитаны потери при обработке продукта. Так, масса овощей уменьшается после очистки, масса мяса — после жарки. Если доля потерь рассчитана изначально неверно, в течение месяца накапливается существенное расхождение.

Что нужно сделать? 
Дополнительную проработку. Для этого создаётся акт дополнительной проработки, в котором пересчитываются потери продукта в процентах.
Дополнительная проработка поможет и в случае проблем с технологической картой. Нужно будет создать акт и пересчитать расход по каждому продукту.

Если после исправления недочётов недостача или излишки в какой-то категории товаров образуются по-прежнему, можно проводить частичные инвентаризации, проверяя только эту категорию.

Учёт закупок

Важная часть ведения бухучёта в кафе и ресторанах — оценка и фиксация поступлений на склад или на кухню сырья, тары, товаров. Оформляется целым рядом документов.

Первый документ — договор на поставки. Запросите у поставщика два экземпляра. В договоре должны быть указаны:

  • сроки, в которые продавец обязуется выполнить поставку с момента заявки;
  • время доставки;
  • условия оплаты;
  • условия возврата продукции ненадлежащего качества;
  • размеры компенсаций за срыв сроков, срыв поставки, неликвидный товар и т. п.

К договору также должны прилагаться копии уставных документов предприятия, санитарные на товары, прайс.
Можно работать напрямую с поставщиками, а можно пользоваться услугами закупщика. Закупщик получает деньги в бухгалтерии под отчёт. На основе накладных и чеков в конце дня он заполняет авансовый отчёт и сдаёт излишки суммы, или ему оплачивают перерасход.

Списания

Вместе с поставками, само собой, приходится вести и учёт списаний. Списываются не только просроченные продукты и разбитая посуда. Подлежат списанию ингредиенты для проработки блюд. Также списывают продукты на питание персонала. Иногда возникает необходимость угостить посетителя.
Однако списание и утилизация разрешены только в присутствии налогового инспектора. Либо если его известили в положенном порядке, а он не явился.

Рентабельность

Если чистую прибыль ресторана, кафе или бара разделить на все затраты и умножить на 100%, получится рентабельность. Следите за этим показателем, не позволяйте ему снижаться, ищите точки роста. Ваш бизнес должен приносить не только радость, но и доход.
 

Забронируйте бесплатную консультацию
Получите подробную информацию о финансовых, юридических услугах и регистрации бизнеса от специалиста Jara Accounting. Заполните форму для записи.