Обращаться к аутсорс профессионалам и делегировать им неключевые функции бизнеса, такие как удаленные бухгалтерские услуги и налоговое планирование, ‒ это уже не просто необходимость, зачастую это единственное правильное решение в условиях тотального перехода на дистанционную работу. Проблем с поиском компании обычно не возникает. Вбив необходимую услугу в поисковую строку на вас посыпятся сотни предложений, но как выбрать правильную компанию отвечающую всем вашим требованием. А самое главное какие требования стоит предъявлять выбирая бухгалтерскую компанию работающую удаленно, мы попробуем объяснить в данной статье.
Фрилансер или бухгалтерская компания на аутсорс?
Для начала вам нужно понять в чем качественное отличие фрилансера на удаленке от компании, которая предоставляет удаленные бухгалтерские услуги. Физическое лицо в роли дистанционного бухгалтера обычно работает без договора, соответственно не берет и не несет никакую ответственность. Учитывая специфику бухгалтерской деятельности и то, что эта сфера напрямую связана с вашими деньгами ‒ это очень рискованный вариант. Безопасность, то чем нельзя пренебрегать, когда дело касается финансового благополучия вашего бизнеса.
Рабочие отношения с фрилансером ничем не подкреплены, оплата услуг зачастую производится мимо кассы, что априори освобождает от ответственности за сделанную работу. Если повезет, вы сможете найти добросовестного бухгалтера, который займется подготовкой и отправкой отчетности, будет вести документацию, помогать с оптимизацией налогообложения и консультировать вас по возникающим вопросам. Но без договора вы не застрахованы от человеческого фактора в виде внезапной болезни во время подачи декларации или 10 свадеб/похорон за один месяц.
Компании, которая предоставляет удаленные бухгалтерские услуги внушает значительно больше доверия, если договор составлен грамотно и учтены все требования. Обычно в таких компаниях больше одного бухгалтера ‒ они обмениваются опытом и помогают друг другу, поэтому вы точно не окажетесь в безвыходной ситуации во время отчетной недели, когда один из них окажется недееспособен (или уйдет в творческий отпуск).
Как понять, что компания вам подходит?
Для того чтобы правильно выбрать компанию нужно обращать внимание на данные показателей:
- Позиционирование компании на рынке (информация о клиентах, сайт, социальные сети). Чем больше грамотной информации представлено, тем больше компания вызывает доверия;Узнать подробно о сотрудниках компании и их опыте. Обычна эта информация представлена на сайте;
- Понять на чем специализируется компания. Перечень услуг предоставляемых компанией в рамках бухучета и взаимосвязь с инструментом;
- Узнать о программном учете, в каком инструменте работает компания и каким образом она организовывает ведение бухгалтерского учета. Например, мы пользуемся программой Balance.ge. Помимо того, что там ведется бухгалтерский и налоговый учет, есть возможность выполнения менеджерской записи, где в режиме онлайн можно отслеживать информацию о движение денежных средств, выгружать финансовые отчеты. Эта функция помогает клиентам в любой момент узнать всю необходимую информацию;
- Облачное хранилище и возможность подписания договоров в электронном формате. Личные встречи с клиентом абсолютно необязательны любые вопросы можно решить онлайн с помощью мессенджера (в нашем случае Telegram) или с помощью видеоконференции (Google meet, Zoom) можно решить любые спорные налоговые вопросы;
- Сопутствующие услуги: аудит, договорно-правовая работа, family office, юридические вопросы. Важно, чтобы компания не ограничивалась одним бухгалтерским учетом, а давала полный спектр услуг и поддержку в виде консультаций по всем возникающим вопросам;
- Финансовая ответственность компании должна быть прописана в договоре за все расчеты и декларации. Это очень важно и на это обязательно нужно обращать внимание;
- Страхование ответственности компании тоже очень важно, нужно проверять застрахована ли ответственность компании как бухгалтерского агентства. Если будет совершена ошибка, то в рамках суммы страхования весь ущерб будет возмещен;
- Коммуникация в удобных мессенджерах, быстрое реагирование и оперативное решение всех возникающих вопросов.
Что стоит проверять в договоре?
Теперь разберемся каким требованиям должна отвечать бухгалтерская компания работающая удаленно и что обязательно нужно вносить в договор:
- Добросовестное исполнение принятых на себя обязательства в соответствии с действующим законодательством;
- Ведение учета хозяйственных и иных операций клиента на основе предоставленных первичных документов;
- Сдача работы в установленные сроки;
- Абсолютная конфиденциальность;
- Возврат документов после истечения договора;
- Финансовая ответственность за последствия просрочки подачи необходимых деклараций или неверно поданной информации, выражающуюся в компенсации наложенных налоговыми органами штрафов или пени, возникшие по вине бухгалтерской компании.